Organización, Gestión y Control del Teletrabajo

Dirija Usted mismo la organización del Teletrabajo en su empresa

1. Balanced Scorecard Assesment (BSA)

Con el Balanced Scorecard Assessment (BSA), el cuadro de análisis y diagnóstico que le permitirá obtener un mapa completo de herramientas, procesos y ejes de mejora posibles para una organización del Teletrabajo y/o el Trabajo a Distancia que perdure en el tiempo.

Un checklist para identificar las áreas y actividades que requieren mayor atención a la hora de implantar o mejorar los procesos del teletrabajo, con el objetivo de reducir costes, eliminar horas improductivas o desperdicios, controlar y asegurar la productividad.

Y además, definir los objetivos a lograr en un periodo de tiempo determinado y su posterior seguimiento.

2. Información uniforme sobre empleados y puestos de trabajo

Planillas y tablas maestras de personal. Una vez completado el Balanced Scorecard Assessment (BSA) se podrá dar el siguiente paso, comenzando por actualizar, enriquecer, unificar y hacer disponible la información sobre el capital humano de la organización.

Actualizar y unificar la base de datos de empleados y personal contratado, sus dependencias jerárquica y funcional, sus áreas de responsabilidad, objetivos, costes, sus recursos y presupuestos departamentales. Localización, horarios, medios, equipos, gastos y demás requisitos legales exigibles por las nuevas regulaciones del teletrabajo.

El resultado será una mayor autonomía del trabajador que se basará en el conocimiento y, la consecuente reducción de tiempo en la  consultas reiteradas a sus jefes, solicitudes de autorizaciones y disminución de errores o correos a listas extensísimas que quitan tiempo.

3. Descripción del puesto

Basándose en una lista única de verbos y tablas podrá definir todos los puestos de su organización de forma unifome y clara.

En este paso se revisarán y definirán las funciones, responsabilidades y objetivos  de cada Puesto de Trabajo en la Organización. Constituye un Acuerdo entre Empleado y Empresa cuando un empleado ocupa determinado puesto, tanto presencial como dentro de la modalidad de Teletrabajo o Trabajo a Distancia.

Podrá medir el desempeño de sus colaboradores de forma objetiva y transparente. Implantar planes de carrera, formación, promoción profesional, compensaciones o incentivos que aseguren la «Igualdad de trato y de oportunidades y no discriminación» exigibles en la normativa vigente.

Los modelos basados en verbos para la definición de puestos de trabajo llevan años aplicándose en grandes organizaciones. Hoy existen modelos al alcance de organizaciones de cualquier tamaño.

4. Organigramas

El  organigrama – o los organigramas – según requiera su organización, le permitirán dimensionar y coordinar las áreas o departamentos, especialmente en el momento de asignar nuevas tareas y responsabilidades, realizar el seguimiento y medir resultados.

Los Organigrama facilitan la definición y aportan trasparencia a los planes de carrera, formaciones o movilidad interna y promoción profesional, aumentando la motivación de las personas.

Cuando se requiere Trabajo en Equipo, es esencial que toda la Organización tenga conocimiento de los Grupos de Proyecto o Tareas para poder referenciarse a ellos, contribuir con información, anticipar evitando errores, identificar redundancias o responsabilidades que se solapen.

Existen distintos modelos de organigramas adaptables a empresas de cualquier tamaño: Funcional, Jeráquico, Vertical, Horizontal o Matricial. Además de organigramas complementarios para Equipos de Proyectos o Modelos SCRUM que aportan velocidad, competitividad y flexibilidad, especialmente en momentos muy cambiantes, cuando obtener resultados en corto tiempo es un factor clave.

5. Formularios online

Existe una variedad muy amplia de aplicaciones para el desarrollo de formularios online, algunos de ellos multidispositivos, que permiten interactuar con los sistemas de la organización desde cualquier sitio, con dispositivos fijos o móviles.

Los formularios online, simplifican y automatizan tareas, evitan errores, reducen tiempos y permiten una trazabilidad, gestión documental e identificación de los usuarios en tiempo real. Tienen costes realmente reducidos, al alcance de empresas de cualquier tamaño.

Un factor clave de la Transformación Digital consiste en la migración de los formularios y planillas en papel a la versión digital.

La integración de los formularios online con los sistemas de gestión de la organización (ERP, CRM, GMAO, BPM, Office, …) reducen tiempos y facilitan el seguimiento, control y análisis de resultados, facilitando la toma de decisiones.

6. Sistema de control. Horarios, asistencia… Normativas

La implantación de sistemas de control online de horarios, fichaje, asistencia, turnos, gestión del tiempo de trabajo y descansos, horarios flexibles, y todo lo referente al cumplimiento de los derechos del empleado a un registro horario adecuado y desconexión digital.

Un seguimiento del avance de tareas en curso, facilita una gestión equilibrada y equitativa del trabajo basada en la aplicación de reglas claras y conocidas.

Los sistemas de análisis de conectividad y actividad online de los colaboradores brindan trasparencia tanto al empleado como al empleador. La integración de estos sistemas contribuye en la mejora del teletrabajo, faciltando la gestión de horarios flexibles o la autogestión del tiempo, sobre una base de reglas y control preestablecidas.

Cumplimiento de la normativa vigente en materia de registro de la jornada y teletrabajo.

7. Descripción de tareas y flujogramas de procesos

Identificar y describir las tareas clave permite descubrir ejes de mejora. Podemos comenzar por aquellas tareas rutinarias que más adelante podremos automatizar.

A continuación toda la organización podrá consultar los pasos de cada tarea y ejecutarla según las condiciones establecidas para evitar errores, demoras y pérdida de tiempo.

Disponer de una intranet con toda la información ordenada en un único sitio, comenzando por la Descripción de tareas, Workflows de procesos y Formularios para continuar con Planillas de personal, Organigramas, equipos de proyectos (SCRUM) y Comunicaciones internas, permitirá que todo el personal disponga de los medios que necesita para desempeñar su tarea en forma cada vez más autónoma.

Los Workflows de Procesos y Tareas podrán integrarse a otros sistemas, ERP, CRM, GMAO, BPM, Office 365,.. automatizando así el flujo de información.

8. Soporte: Sistemas, informática y comunicaciones para el Teletrabajo

Los medios tecnológicos disponibles para el Teletrabajo en su organización son un importanbte Factor Clave de Éxito

• Inventario de equipos, sistemas, comunicaciones y seguridad de cada teletrabajador
• Acceso a los sistemas de la empresa y Seguridad Informática
• Entornos teletrabajo u oficinas remotas seguras
• Equipos de usuario. Fijo y móvil
• Sistemas y Apps disponibles para teletrabajo
• Comunicaciones. Calidad de red en el puesto/lugar de teletrabajo
• Disponibilidad de asistencia o soporte remoto al usuario/teletrabajador
• Trazabilidad

9.  Reportes e informes. KPIs. Cumplimiento de objetivos

Una vez organizados el personal (Capital Humano) y sus áreas de responsabilidad, por un lado, más los Procesos y Tareas por otro, será más fácil definir los KPIs que nos interesan.

Los KPIs (key performance indicators) o indicadores clave de performance, rendimiento o desempeño son mediciones que nos permiten valorar el rendimiento de cualquier proceso. Una fotografía, en cada momento, en cada área:

• Producción
• Logística
• Servicio técnico
• Desempeño de las personas
• Gestión del tiempo
• Ventas y Marketing
• Distribución y Partners
• …..

10. Automatización de procesos y tareas rutinarias

Miles de tareas rutinarias a lo largo del año representan miles de € que podrán ahorrarse a partir de la automatización.

Con los diagramas y procesos implantados, podrá avanzar en la automatización de tareas, principalmente las rutinarias, como por ejemplo, respuestas a correos de forma automática, autorizaciones de pedidos de venta o compras y crédito disponible de sus clientes, o gastos por importes/nivel según parámetros pre-establecidos.

Con las nuevas plataformas Cloud SaaS iBPM de pago mensual, organizaciones de cualquier tamaño pueden abordar proyectos de automatización de procesos y tareas.

Solicita una presentación para tu Empresa

Organiza tus fechas, horarios, asistentes y los puntos de tu interés