Primeros pasos

Con el Balanced Scorecard Assessment (BSA), el cuadro de análisis desarrollado por  Action Partners, obtendrá un mapa completo de herramientas, procesos y ejes de mejora posibles para una administración basada en procesos y orientada a resultados.

Un checklist de toda la organización para identificar las áreas y actividades que requieren mayor atención a la hora de iniciar procesos de mejora, con el objetivo de reducir costes, eliminar horas improductivas o desperdicios y mejorar la productividad.

Y además, definir los objetivos a lograr en un periodo de tiempo determinado y su posterior seguimiento.

Paso 1: Información uniforme sobre empleados y puestos de trabajo

Una vez completado el Balanced Scorecard Assessment (BSA) se podrá dar un primer paso del plan de mejoras, comenzando por actualizar, enriquecer, unificar y hacer disponible la información sobre el capital humano de la organización.

Actualizar y unificar la base de datos de empleados y personal contratado, sus dependencias jerárquica y funcional, sus áreas de responsabilidad, objetivos, costes, sus recursos y presupuestos departamentales.

El resultado será una mayor autonomía del trabajador que se basará en el conocimiento, y la consecuente reducción de tiempo en la  consultas reiteradas a sus jefes, solicitudes de autorizaciones y disminución de errores.

Paso 2: Actualización del Organigrama

El siguiente paso será contar con un organigrama dinámico, que pueda ser fácilmente actualizado. Estos modelos pueden ser gestionados por distintos tipos de software, disponibles ya en la Empresa u otros de muy rápida implantación, tanto en una intranet de la Empresa o alojado en el Portal del Cliente de Action Partners.

Se podrán configurar distintas vistas con mayor o menor información según los niveles de autorización o permiso para acceder a la misma. (posición funcional, localización, teléfono, extensión, Email. Y otra información más sensible como por ejemplo, nivel de remuneración, coste/hora/empleado, antigüedad….)

Paso 3: Descripción del Puesto. Responsabilidades y Resultados

Un método sencillo, de fácil comprensión. Un mapa completo de la organización construido sobre una cantidad limitada y uniforme de verbos que definen el puesto, sus objetivos y responsabilidades. Dispone de una versión pública más una versión privada reservada a la gestión de recursos humanos.

• Empleado/ Empleada. Profesional.
• Título y Descripción del Puesto (Tabla uniforme de verbos)
• Función. Objeto de la función.
• Responsabilidades. Resultados esperados. Método de medición. Compromiso.
• Nivel de dependencia. Puntuación. Horarios.

Paso 4: Descripción tareas y flujogramas procesos

Identificar y describir las tareas clave permite descubrir ejes de mejora. Es mejor comenzar por aquellas tareas rutinarias que más adelante podremos automatizar. Se trata de un método que nos permitirá reducir horas de trabajo improductivas y eliminar el desperdicio rápidamente.

A continuación toda la organización podrá consultar los pasos de cada tarea y ejecutarla según las condiciones establecidas para evitar errores, demoras y pérdida de tiempo. Cuando sea necesario, facilitará la ejecución de esas tareas a nuevos empleados o reemplazantes.

La formación del personal que necesite preparar flujogramas es simple y no requiere mucho tiempo de dedicación. Así conseguirán autonomía para crear nuevos procesos o modificar los existentes, dando paso a la mejora continua.

Paso 5: Desarrollo de la intranet Organización-Empleados

Disponer de una intranet, las cuales yo no requieren de inversión adicional, redundará en beneficios que  se apreciarán de inmediato, se ahorrará tiempo en comunicación y formación, se facilitará la adaptación a los cambios permanentes que requiere una organización, todo el personal podrá disponer de toda la información que necesita en un único sitio, ordenada y siempre actualizada, en forma resumida o detallada a partir de hipervículos.

• Guía de Empleados, Proveedores, Contratistas o Clientes.
• Acceso (link) a Descripción de tareas y Procesos.
• Acceso a otros sistemas ERP, CRM, GMAO.
• Gestión de licencias del personal.
• Gestión de horarios.
• Comunicaciones.

Paso 6: Inicio automatización de procesos y tareas rutinarias

Con las descripciones de puesto, responsabilidades y tareas definidas; con los diagramas y procesos implantados, podrá avanzar en la automatización de tareas, principalmente las rutinarias, como por ejemplo, respuestas a correos de forma automática, verificaciones, alertas o autorizaciones de importes menores o descuentos pre-establecidos en función de determinados parámetros.

Con las nuevas plataformas Cloud SaaS de pago mensual, organizaciones de cualquier tamaño podrán iniciar proyectos de automatización de procesos sobre plataformas iBPM.